Založení listiny do sbírky listin osobou zapsanou v obchodním rejstříku

Hlavní informace

Součástí veřejného rejstříků je i sbírka listin. Do sbírky listin se zakládají listiny, u nichž to zákon vyžaduje. Jedná se především o:

• zakladatelské právní jednání (společenská smlouva, statut, osvědčení o průběhu ustavující schůze družstva, případně další zakladatelská právní jednání podle formy právnické osoby),
• rozhodnutí o jmenování, volbě nebo odvolání či jiném ukončení funkce osob, které jsou členem statutárního orgánu, případně další osoby, které mohou právnickou osobu zavazovat (např. vedoucí odštěpného závodu),
• výroční zprávy,
• řádné, mimořádné a konsolidované účetní závěrky.

Zákon vymezuje, které listiny se povinně do sbírky listin zakládají. Obecně lze říci, že se jedná o takové listiny, které mají zásadní vliv na vznik, zánik a fungování právnické osoby; z nichž plyne, kdo danou právnickou osobu zastupuje a kdo ji může zavazovat.

Listiny, které se zasílají rejstříkovému soudu je možné rozlišit na dvě kategorie:

1. listiny, které se za zákona musejí zakládat do sbírky listin veřejného rejstříku (např. účetní závěrka), a
2. listiny, které slouží jako podklad pro zápis do veřejného rejstříku (např. rozhodnutí o volbě člena statutárního orgánu).

Prvním typem listin, které se zakládají do sbírky listin, jsou ty, u nichž to sice zákon vyžaduje, ale které samy nezakládají rozhodnou skutečnost, nebo ji neprokazují; tyto se předkládají pouze v jednom vyhotovení. Mezi ty patří například zpráva o vztazích mezi ovládající osobou a osobou ovládanou.

Druhou kategorií jsou listiny, které se přikládají k návrhu na zápis skutečnosti do veřejného rejstříku a předkládají se ve dvojím vyhotovení. V některých případech i listiny podle bodu 2 jsou zakládány do sbírky listin.

Tato pravidla se týkají jen listin, které se zakládají do sbírky listin, ale samy nedokládají údaje uváděné v návrhu na zápis, změnu nebo výmaz ve veřejném rejstříku. 

Týká se vás to pokud

Jste-li zapisovanou osobou, máte zákonnou povinnost zakládat zákonem vyžadované listiny bez zbytečného odkladu, případně v zákonem určené lhůtě.

Kdy službu řešit

Založit listinu musíte v termínu, který vám předepíše konkrétní zákon (např. účetní závěrku). Pokud zákon žádnou lhůtu nepředepisuje, je třeba listinu založit bez prodlení poté, co vznikla (např. nové úplné znění zakladatelského právního jednání). V případě, že není listina do sbírky listin založena, vyrozumí vás soud a vyzve vás k doložení příslušné listiny v dané lhůtě, kterou stanoví.

Vyřízení služby - elektronicky

Co potřebujete pokud službu řešíte

Potřebujete listiny, které chcete založit. 

Zakládané listiny musí splňovat některé požadavky:

• Každou jednotlivou listinu předejte jako právě jeden XHTML nebo PDF dokument; nemůžete tedy rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu.
• Doporučujeme vám ověřit si, zda žádná část vámi poskytované listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zákona zveřejněny. Pokud tomu tak bude, soud bude nucen PDF dokument odpovídající dané listině celý odmítnout.
• PDF dokumenty nesmí být zašifrovány (ani heslem), nesmí obsahovat jakékoliv vložené soubory (datové, závadný software, další pdf soubory, apod.) a nesmí být omezena možnost jejich tisku.

Kde a jak službu řešit

Listiny ve formátu PDF zašlete elektronicky rejstříkovému soudu, který vede složku dané osoby, a to některým z následujících způsobů:

1. datovou schránkou,
2. e-mailem,
3. prostřednictvím online podání do Sbírky listin,
4. prostřednictvím online aplikace ePodatelna.

Veřejné rejstříky vedou krajské soudy, pro ty subjekty, kteří mají své sídlo, nebo své bydliště, v obvodu tohoto krajského soudu. Kontakty na jednotlivé rejstříkové soudy naleznete na těchto stránkách.

Listinu je nutné podat pouze elektronicky; papírové podání pro tento případ nestačí.

Jestliže byla listina původně podepsána vlastnoručně, není nutné do elektronické kopie vkládat vlastnoruční podpis ani elektronický podpis. U jména podepisující osoby se uvede označení „vlastní rukou“ nebo „v. r.“.

Například v případě uložení účetní závěrky lze podání provést prostřednictvím datové schránky navrhovatele. Podání z datové schránky však zajišťuje pouze identifikaci navrhovatele – navrhovatelem (na uložení listiny do sbírky) je ten, o jehož datovou schránku se jedná (např. SVJ). Identifikace navrhovatele pak v zásadě nesouvisí s listinami, které jsou do sbírky ukládány, respektive s formálními požadavky na tyto listiny. Osoba podepisující listinu často ani nebude totožná s navrhovatelem.

Zároveň účetní závěrka musí obsahovat okamžik jejího sestavení a musí k ní být připojen podpisový záznam statutárního orgánu; teprve připojením tohoto podpisového záznamu se účetní závěrka považuje za sestavenou. Neznamená to tedy, že pokud je účetní závěrka doručena soudu z datové schránky navrhovatele, pak je úspěšně sestavena.

Má-li podpis úřední ověření, musí elektronická listina navíc uvádět:

• který úřad podpis ověřil,
• pořadové číslo ověření,
• datum ověření a
• jméno osoby, jež ověření provedla.

Doba vyřízení služby se odvíjí od počtu listin, které je třeba založit a od způsobu, který zvolíte. V běžných případech bude založení listin trvat přibližně 20 minut.

Kolik budete platit

None

Doplňující informace

Jaký má služba benefit

Založené listiny jsou vám veřejně přístupné a vztahují se na ně principy formální publicity. Slouží tak vám jakožto spotřebitelům, jako účastníkům hospodářské soutěže, případně jiným subjektům.

Sankce

V případě, že jste osoba zapsaná ve veřejném rejstříku a nesplníte svou povinnost zapsat požadované skutečnosti do rejstříku či založit příslušné listiny do sbírky listin, rejstříkový soud vás nejprve vyzve ke zjednání nápravy či předložení skutečností a listin. Po marném uplynutí lhůty stanovené ve výzvě vám může rejstříkový soud udělit pořádkovou pokutu, a to až do výše 100 000,- Kč. Pokutu lze udělit opakovaně. 

Neplníte-li povinnost opakovaně nebo může-li takové neplnění mít závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení právnické osoby s likvidací. Rejstříkový soud na tuto skutečnost upozorní a poskytne vám přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků. Za neuposlechnutí výzvy se závažnými důsledky pro třetí osoby se považuje zejména nepředložení aktualizovaných listin (tj. např. nepředložení účetních závěrek).

Dále lze upozornit na možnost uložení sankce za správní delikt podle § 37a odst. 1 písm. h) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví v podobě pokuty do výše 3 % hodnoty aktiv; přestupek projednává příslušný finanční úřad. Neplnění povinností vůči veřejnému rejstříku lze též sankcionovat jako přestupek podle § 9 odst. 2 zákona č. 251/2016 Sb., o některých přestupcích; zde je příslušný obecní úřad obce s rozšířenou působností. Za určitých okolností může být také naplněna skutková podstata trestného činu (§ 254 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník).

Je třeba upozornit na zákonné ručení člena statutárního orgánu spolku za splnění povinností ze závazku, z něhož je neaktivní spolek v důsledku vázán. Za neaktivní spolek se považuje spolek nebo pobočný spolek podle zákona upravujícího sdružování, u něhož jsou zapsány pouze údaje o názvu, číslu registrace, identifikačním čísle osoby, dni vzniku, právní formě a sídle.

Obchodní korporaci musí do Sbírky listin zakládat řádné a mimořádné účetní závěrky. Nesplní-li tuto svou povinnost za nejméně dvě po sobě jdoucí účetní období, rejstříkový soud může danou osobu vyzvat ke splnění povinnosti. V případě nesplnění se postupuje podle výše uvedeného postupu. Avšak pokud se dané osobě nepodaří výzvu doručit, zahájí rejstříkový soud řízení o zrušení osoby.

Časté dotazy

Za jak dlouho soud obvykle vyřídí moji žádost a jaká je zákonná lhůta pro její vyřízení?

Bezodkladně.