Vyšší ověření cizí veřejné listiny Ministerstvem zahraničních věcí ČR

Hlavní informace

Standardním způsobem vyššího ověření cizozemské listiny vydané v cizině je Vyšší ověření cizí veřejné listiny doložkou zastupitelského úřadu. Může se ale stát, že takovou listinu, kterou potřebujete použít v ČR, vydal přímo zastupitelský úřad cizího státu, zpravidla sídlící v Praze. V takovém méně běžném případě můžete využít vyššího ověření takové cizí veřejné listiny nikoliv českým zastupitelským úřadem v zahraničí, ale Ministerstvem zahraničních věcí v Praze.

Ministerstvo zahraničních věcí, konzulární odbor, oddělení legalizace (dále jen „oddělení legalizace“) může opatřit cizí veřejnou listinu vyšším ověřením pro použití v České republice pouze v těchto případech:

• je-li cizí veřejná listina vydána zastupitelským úřadem akreditovaným pro Českou republiku (zpravidla velvyslanectvím se sídlem v Praze), případně její pravost potvrzena,
• a za podmínky, že cizí zastupitelský úřad má u oddělení legalizace notifikovány aktuální podpisové vzory, resp. vzory razítek a pečetí, použitých na veřejné listině.

Pokud některá z výše uvedených podmínek splněna není, nelze vyšší ověření u oddělení legalizace provést. V takovém případě doporučujeme výše uvedený obvyklejší postup Vyšší ověření cizí veřejné listiny doložkou zastupitelského úřadu kdy je procedura vyššího ověření završena ověřovací doložkou českého zastupitelského úřadu akreditovaného pro daný stát. Ověřovací doložka ZÚ vám zajisti stejný výsledek, tedy to, že veřejnou listinu budete moci použít v ČR. Zejména pokud cizozemská veřejná listina nebyla cizím zastupitelským úřadem vydána přímo, ale vydal ji cizí úřad v zahraničí a měl by ji tak vyšším ověřením opatřit český zastupitelský úřad, s nímž můžete navíc komunikovat v češtině.

Obecnou podmínkou pro takové vyšší ověření je, že oddělení legalizace disponuje podpisovými vzory a vzory otisků úředních razítek nebo pečetí tohoto zastupitelského úřadu cizího státu. Pochopitelně se musí jednat o zastupitelský úřad, který je pro Českou republiku akreditován.

Jinými slovy řečeno, oddělení legalizace nemůže vyšší ověření provést, pokud podpisový vzor (podpisu konzulárního úředníka) velvyslanectví cizího státu, které vám cizí veřejnou listinu pro použití v ČR vydalo nebo ověřilo, nebyl Ministerstvu zahraničních věcí cizím zastupitelským úřadem zaslán (není aktuální).

Jak zjistíte, které zastupitelské úřady jsou akreditovány pro Českou republiku? Podívejte se na internetovou stránku ministerstva zahraničních věcí, kde je seznam cizích zastupitelských úřadů.

Vyšším ověřením se ověřuje právě pravost podpisů a otisků úředních razítek a pečetí cizího zastupitelského úřadu na veřejné listině. Neověřuje se tedy obsah listiny, ale to, že ji vydal či opatřil ověřovací doložkou pravosti zastupitelský úřad daného státu.

Procedura vyššího ověření cizí veřejné listiny Ministerstvem zahraničních věcí má tedy dvě fáze:

1. krok

U zastupitelského úřadu cizího státu si zajistíte vydání potřebné veřejné listiny nebo její ověření. Uvedete, že veřejnou listinu potřebujete použít v České republice. U zastupitelského úřadu cizího státu si zajistíte vydání potřebné veřejné listiny nebo její ověření. 

2. krok

S cizí veřejnou listinou vydanou (ověřenou) podpisem a razítkem se dostavíte na oddělení legalizace.

U cizího zastupitelského úřadu se můžete dotazem ujistit, že podpisový vzor jeho konzulárního úředníka byl zaslán oddělení legalizace. To se doporučuje zejména u tzv. „přiakreditovaných“ cizích velvyslanectví, které nesídlí v Praze, ale v jiném státě, např. v Berlíně či v Bruselu. Jedná se tedy o cizí státy, které nemají v České republice vlastní velvyslanectví či konzulární úřad.

Veřejnou listinu opatřenou vyšším ověřením oddělení legalizace můžete použít pouze v České republice, resp. pro řízení dle českého práva. S takovouto doložkou vyššího ověření ji tedy nesmíte použít v žádném dalším státě.

Může se stát, že vyšší ověření cizozemské veřejné listiny oddělením legalizace není v individuálním případě potřeba.

• Typicky proto, že stát, který ji vydal, je tzv. apostilní zemí, případně smluvní stranou Evropské úmluvy o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky, přijatá Radou Evropy dne 7. 6. 1968 v Londýně, která byla publikována  sdělením MZV č. 287/1998 Sb. a příslušné informace lze nalézt na webové stránce Rady Evropy . 
• Nebo je konkrétní druh veřejné listiny z požadavku vyššího ověření osvobozen z důvodu dvoustranné smlouvy.

Seznam států, které jsou smluvními stranami úmluvy o apostile je publikován na webové stránce ministerstva spravedlnosti v souboru s názvem: "Informace k ověřování českých veřejných listin pro jejich použití v cizině". Oficiální seznam apostilních států je pak publikován (v anglickém a francouzském jazyce) na internetové stránce Haagské konference o mezinárodním právu soukromém (HCCH) v sekci věnované apostile. Jedná se o desítky států celého světa.

V této publikaci resortu spravedlnosti je též informace o tom, že:

•  ve státech EU jsou některé veřejné listiny z povinnosti vyššího ověření apostilou vyňaty. Jedná se o režim tzv. „nařízení o veřejných listinách“, o němž podrobně informuje též evropský portál e-Justice.,
• v případě dvoustranných (bilaterálních) smluv se jedná o smlouvy o právní pomoci, ve které jsou specifikovány veřejné listiny, jež jsou osvobozeny od dalšího ověření.

Týká se vás to pokud

Potřebujete si u oddělení legalizace obstarat vyšší ověření cizí veřejné listiny, kterou vydal nebo její pravost potvrdil zastupitelský úřad daného státu akreditovaný u Ministerstva zahraničních věcí pro Českou republiku.

Kdy službu řešit

Kdykoliv se rozhodnete, že si potřebujete u oddělení legalizace obstarat vyšší ověření veřejné listiny vydané příslušným zastupitelským úřadem daného cizího státu.

Vyřízení služby

Co potřebujete pokud službu řešíte

Veřejnou listinu vydanou cizím zastupitelským úřadem akreditovaným pro ČR, na které se provede vyšší ověření. Musí být opatřena podpisem, razítkem či pečetí dle vzorů, které má oddělení legalizace k dispozici.

Při převzetí veřejné listiny na zastupitelském úřadě cizího státu akreditovaném pro ČR se přímo ujistěte o tom, že aktuální podpisový vzor příslušného konzulárního úředníka byl zaslán oddělení legalizace.

Dotaz, nejlépe e-mailem, se doporučuje dotázat zejména u tzv. „přiakreditovaných“ cizích velvyslanectví, které nesídlí v Praze, ale v jiném státě, např. v Berlíně či v Bruselu. Jedná se tedy o cizí státy, které nemají v České republice vlastní velvyslanectví či konzulární úřad.

Včasným dotazem na cizím zastupitelském úřadě omezíte pravděpodobnost vzniku nepříjemné situace, kdy až při návštěvě oddělení legalizace vyjde najevo, že neobdrželo od tohoto cizozemského zastoupení aktuální podpisový vzor (a/nebo vzor úředního razítka) cizího konzulárního úředníka, který vaši listinu podepsal. Bez platného vzoru notifikovaného cizí diplomatickou misí nesmí oddělení legalizace vyšší ověření provést a vy odejdete s nepořízenou, přičemž vám v důsledku takového pochybení cizozemského zastupitelského úřadu vzniknou časové a finanční náklady bez kýženého výsledku.

Kde a jak službu řešit

Vlastní vyšší ověření si vyřídíte na oddělení legalizace. Poté, co vám veřejnou listinu vydal nebo její pravost potvrdil cizí zastupitelský úřad akreditovaný pro Českou republiku.

Aktuální informace k platným úředním hodinám, poštovní adrese a podrobnosti k postupu při vaší veřejné listině a konkrétnímu státu, kde ji budete chtít použít je praktické si před návštěvou či odesláním zásilky telefonicky či e-mailem ověřit na oddělení legalizace.

Obecné zásady oddělení legalizace pro osobní nebo poštovní styk:

Legalizace dokumentů v osobním styku:

Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkání. V případě většího počtu dokumentů vám doporučujeme se předem telefonicky domluvit s pracovníky oddělení legalizace. Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných cizozemskými úřady. Oddělení legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti oddělení (obvykle do 5-ti ověření). Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná. Může Vám ji tedy na oddělení legalizace zanést někdo jiný, koho tím pověříte. Oddělení legalizace plnou moc předkládat nemusí.

Legalizace dokumentů v poštovním styku:

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Listinu zašlete s příslušným předchozím ověřením a především s průvodním dopisem, v němž uvedete:

• stát, ve kterém bude listina použita,
• svou přesnou adresu, na kterou má být listina po vyšším ověření doručena zpět,
• své telefonní číslo, event. e-mailovou  adresu.

V poštovním styku nezapomeňte přiložit kolkové známky v potřebné hodnotě dle počtu doložek. Kolkové známky přiložte volně a na ověřovanou listinu či svůj dopis nevylepujte! Nedodržení uvedených podmínek může vést k vrácení zásilky bez vyššího ověření a ke zbytečnému zdržení jak pro vás, tak i pro oddělení legalizace.

Poštovní adresa oddělení legalizace:

Ministerstvo zahraničních věcí ČR

Konzulární odbor – oddělení legalizace veřejných listin

Hradčanské nám. 5

110 00 Praha Česká republika

Kolik budete platit

Zpoplatňuje se každé vyšší ověření, tedy opatření veřejné listiny ověřovací doložkou oddělení legalizace, bez ohledu na její rozsah (počet stran).

Poplatek činí 600 Kč za každou ověřovací doložku Ministerstva zahraničních věcí. Aktuálně akceptované způsoby platby (kolkové známky) si ověřte na oddělení legalizace.

Doplňující informace

Jaký má služba benefit

Cizozemskou veřejnou listinu vydanou zastupitelským úřadem cizího státu můžete po vyšším ověření oddělení legalizace použít v České republice.