Předkládání evidenčního listu důchodového pojištění České správě sociálního zabezpečení

Hlavní informace

Evidenční listy se předkládají České správě sociálního zabezpečení nově pouze v elektronické podobě, formou:

• formou datové zprávy, prostřednictvím datové schránky,
• prostřednictvím elektronické adresy podatelny. 

Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě, může tak učinit způsobem písemně na předepsaném tiskopisu zasláním na adresu určenou Českou správou sociálního zabezpečení; přitom je povinen uvést důvod tohoto postupu. Tato povinnost je splněna i předáním evidenčního listu okresní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.

Evidenční list se vede pro každou osobu za jednotlivý kalendářní rok. Evidenční list se vede od 1. 1. kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti osoby na důchodovém pojištění, vzniká-li účast po 1.1. Ukončuje se 31. 12. kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, pokud účast skončila před 31. 12.

Jde-li o osoby ve služebním poměru s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod z důchodového pojištění příslušníků ozbrojených sil, předkládá se evidenční list orgánům ministerstev obrany, vnitra nebo spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.

Do evidenčního listu důchodového pojištění zaměstnavatel zapisuje:

• identifikační údaje zaměstnavatele,
• jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
• druh výdělečné činnosti,
• dobu účasti na důchodovém pojištění,
• dobu důchodového pojištění,
• vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
• doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují,
• doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

Evidenční list se vede pro každou osobu za jednotlivý kalendářní rok. Pro každý kalendářní rok se tedy vede vždy nový evidenční list důchodového pojištění.

Evidenční list se vede od 1. 1. kalendářního roku nebo ode dne vzniku účasti osoby na důchodovém pojištění, vznikla-li účast po 1. 1. Ukončuje se 31. 12.  kalendářního roku nebo dnem skončení této účasti, pokud účast skončila před 31. 12.

Skončilo-li zaměstnání před 31. 12., avšak je nepochybné, že osoba nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat na dřívějším evidenčním listu.

Výše uvedené údaje zaměstnavatel do evidenčního listu důchodového pojištění zapisuje za každý kalendářní rok po účetní závěrce, nejpozději však do 30. 4. následujícího kalendářního roku. V případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. 12. daného kalendářního roku do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do 31. 1. následujícího kalendářního roku.

Týká se vás to pokud

Jste-li zaměstnavatel osoby, která je v kalendářním roce účastna důchodového pojištění a není/nebyla příslušníkem ozbrojených sil.

Kdy službu řešit

Výše uvedené údaje zaměstnavatel do evidenčního listu důchodového pojištění zapisuje za každý kalendářní rok po účetní uzávěrce, nejpozději však do 30. 4. následujícího kalendářního roku. V případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. 12. daného kalendářního roku do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do 31. 1. následujícího roku.

Zaměstnavatel je povinen evidenční list důchodového pojištění České správě sociálního zabezpečen předložit:

• do 30 dnů ode dne zápisu údajů do evidenčního listu (vizte atribut „Týká se vás to, pokud“),
• do 30 dnů ode dne svého zániku,
• do 8 dnů ode dne obdržení výzvy České správy sociálního zabezpečení,
• při úmrtí zaměstnance na vyžádání České správy sociálního zabezpečení ve lhůtě jí určené,
• při úmrtí zaměstnance nejpozději do 3 měsíců ode dne jeho úmrtí (nepředložil-li zaměstnavatel evidenční list již na základě výzvy České správy sociálního zabezpečení).

Skončilo-li zaměstnání před 31. 12., avšak je nepochybné, že osoba nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat na dřívějším evidenčním listu.

Vyřízení služby - elektronicky

Co potřebujete pokud službu řešíte

Ke splnění povinnosti zaměstnavatele předkládat evidenční listy důchodového pojištění, je nutné zaslat České správě sociálního zabezpečení evidenční listy ve formě datové zprávy (e-Podání), ve formátu, struktuře a tvaru určeném Českou správou sociálního zabezpečení a zveřejněném na její úřední desce.

Datovou zprávu pro elektronické podání je možné vytvořit prostřednictvím mzdového nebo personálního softwaru podporujícího službu e-Podání nebo lze pro její vytvoření a odeslání využít interaktivní formulář, který je k dispozici na ePortálu České správy sociálního zabezpečení.

Kde a jak službu řešit

Evidenční list důchodového pojištění v předepsané formě, formátu, struktuře a tvaru pro elektronické podání může zaměstnavatel zaslat do určené:

• datové schránky „e-Podání“ České správy sociálního zabezpečení (ID datové schránky: 5ffu6xk) nebo datové schránky místně příslušné okresní správy sociálního zabezpečení,
• elektronické podatelny (posta.xa@cssz.cz) „Veřejné rozhraní pro e-Podání“ České správy sociálního zabezpečení podepsané uznávaným elektronickým podpisem.

Veřejné rozhraní pro e-Podání je přímé komunikační rozhraní České správy sociálního zabezpečení. Pro elektronické podávání tímto kanálem je nutná předchozí registrace podávajícího prostřednictvím k tomu určeného pověřovacího tiskopisu (zaměstnavatel pověřuje svého zaměstnance nebo třetí osobu).
Informace k provedení registrace jsou uvedeny na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Evidenční list důchodového pojištění v předepsané formě, formátu, struktuře a tvaru pro elektronické podání může zaměstnavatel také zaslat prostřednictvím ePortálu České správy sociálního zabezpečení.

Vyřízení služby - osobně

Co potřebujete pokud službu řešíte

Možnost zaslat evidenční list důchodového pojištění poštou nebo předat ho osobně může zaměstnavatel využít pouze tehdy, nemůže-li z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě (o předkládání evidenčního listu elektronicky blíže vizte atribut „Co potřebujete, pokud službu řešíte elektronicky“).

Evidenční list důchodového pojištění je v takovém případě nutné zaslat nebo osobně předat v listinné podobě na předepsaném tiskopisu, který je k dispozici na ePortálu České správy sociálního zabezpečení.

Kde a jak službu řešit

Evidenční list důchodového pojištění v listinné podobě může zaměstnavatel:

• poštou zaslat přímo na adresu České správy sociálního zabezpečení,
• osobně předat okresní správě sociálního zabezpečení, v Praze u Pražské správě sociálního zabezpečení a v Brně Městské správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.

Kontakty naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení. Tímto způsobem může zaměstnavatel předkládat evidenční list pouze tehdy, nemůže-li z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě.

Doplňující informace

Jaký má služba benefit

Předkládáním evidenčních listů svých zaměstnanců České správě sociálního zabezpečení plníte zákonem danou povinnost.

Možnosti odvolání

Proti službě se nelze odvolat. 

Sankce

Pokud zaměstnavatel nepředkládá evidenční list ve lhůtě stanovené zákonem, jde o přestupek, za který lze uložit pokutu až do výše 300 000 Kč.