Evidence náhradního plnění - zadání údajů o účetních dokladech dodavatelem

Hlavní informace

Zaměstnavatelům zaměstnávajícím více než 25 zaměstnanců je zákonem stanovená povinnost zaměstnávat 4 % osob se zdravotním postižením (OZP) z celkového počtu zaměstnanců. Tuto povinnost je možné plnit také tzv. náhradním plněním, tj. odebíráním zboží od zaměstnavatelů zaměstnávajících osoby se zdravotním postižením.

Zaměstnavatel osob se zdravotním postižením, tj. dodavatel náhradního plnění, musí údaje o tomto plnění zaznamenat do Evidence náhradního plnění, a to nejpozději do 30 kalendářních dnů od jeho zaplacení.

Jako dodavatel zadáváte:

• informace o zaměstnancích (průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců, průměrné čtvrtletní přepočtené počty zaměstnanců); OSVČ-OZP informaci o skutečnosti, že jste OZP,
• identifikační údaje dodavatele a odběratele,
• cenu dodaných výrobků, služeb či realizovaných zakázek bez DPH (jedná se o částku započitatelnou do náhradního plnění; může být i nižší než hodnota na dokladu/faktuře, pokud jste se s odběratelem dohodli např. na započítání nižší částky),
• datum dodání výrobků, služeb nebo realizace zakázek,
• číslo dokladu/faktury, jímž byla vyúčtována dodávka výrobků, služeb nebo zakázek,
• datum zaplacení odebraných výrobků, služeb nebo realizovaných zakázek.

Týká se vás to pokud

• Jste zaměstnavatel s více než 50 % OZP, máte účinnou dohodu o uznání zaměstnavatele za zaměstnavatele na chráněném trhu práce nebo
• jste osoba se zdravotním postižením (OZP) a zároveň osoba samostatně výdělečně činná (OSVČ) a chcete poskytovat tzv. náhradní plnění.

Kdy službu řešit

Jako dodavatel můžete poskytnout náhradní plnění pouze v případě, že nejpozději do 30 kalendářních dnů od jeho zaplacení vložíte doklad/fakturu do elektronické evidence náhradního plnění.

Doklady za předešlý rok můžete zadat a editovat do 15.2. aktuálního roku.

Vyřízení služby - elektronicky

Co potřebujete pokud službu řešíte

V případě této služby zaměstnavatel nic nedokládá.

Kde a jak službu řešit

Aplikace Evidence náhradního plnění je dostupná na internetových stránkách Jednotného portálu Ministerstva práce a sociálních věcí.

Dodavatel do evidence zadává následující údaje:

• průměrný roční přepočtený počet zaměstnanců, kteří jsou osobami se zdravotním postižením za předchozí kalendářní rok pro účely výpočtu limitu stanoveného podle § 81 odst. 3 zákona o zaměstnanosti,
• průměrné čtvrtletní přepočtené počty zaměstnanců v daném kalendářním roce pro účely výpočtu maximálního objemu plnění od jednoho dodavatele podle ustanovení § 18 vyhlášky č. 518/2004 Sb., kterou se prování zákon o zaměstnanosti,
• identifikační údaje dodavatele a odběratele,
• cenu dodaných výrobků, služeb či realizovaných zakázek bez DPH (jedná se o částku započitatelnou do náhradního plnění; může být i nižší než hodnota na faktuře pokud se dodavatel s odběratelem dohodli např. na započítání nižší částky)
• datum dodání výrobků, služeb nebo realizace zakázek,
• číslo dokladu, jímž byla vyúčtována dodávka výrobků, služeb nebo zakázek,

datum zaplacení odebraných výrobků, služeb nebo realizovaných zakázek.

Přihlášení je možné pouze prostřednictvím kvalifikovaného systému elektronické identifikace – prostřednictvím NIA (národní identita a autentizace) nebo datových schránek.

Musíte se autentizovaně přihlásit a zaregistrovat do aplikace Evidence náhradního plnění.

Doplňující informace

Jaký má služba benefit

Díky této službě jako dodavatel náhradního plnění splňujete zákonnou povinnost pro vložení a uznání dokladů náhradního plnění. Tyto doklady tak mohou zároveň online ověřit i přímo odběratelé náhradního plnění. Na základě vykázaných dokladů náhradního plnění se vám automaticky vypočítává aktuální zbývající limit náhradního plnění, který je veřejně dostupný v aplikaci Seznam dodavatelů náhradního plnění.

Časté dotazy

Jakým způsobem zadávat do systému „rozplacené“ faktury, tak aby nejpozději do 30 kal. dnů od zaplacení bylo od nás vloženo? Má se zadat faktura až po úplném zaplacení, nebo se bude vkládat jako více dokladů po jednotlivých splátkách? Když zadávám, tak jak bylo skutečně zaplaceno, systém mi hlásí, že se doklad nepodařilo uložit, protože již existuje doklad se stejným číslem.

Pokud je zájem na tom započítat celou částku, měl by být doklad vložen až po zaplacení celé částky. Je-li zájem vkládat doklady do evidence postupně po jednotlivých splátkách, musí mít každý doklad jiné číslo. Je možné zadat např. číslo faktury/1 - nn podle počtu splátek.

Jaké máme uvádět datum zaplacení? Je to datum přijetí platby u dodavatele, nebo datum zaplacení z pohledu odběratele, které je např. o den nižší?

Mělo by se jednat o datum, kdy je částka připsána na účet dodavatele.

Budu-li mít vytvořenou vydanou fakturu na 10 000 Kč a k této faktuře budu mít vystavenou zálohovou fakturu na 10 000 Kč, bude celková částka faktury 0 Kč. Bude se i tento doklad generovat do *.csv souboru?

Doklady s částkou 0 Kč by neměly být zadávány. Smyslem evidence je započítání určitého objemu náhradního plnění. Pokud již byla zaevidována zálohová faktura a částka na této faktuře souhlasí s částkou na konečné faktuře, postačuje zadání zálohové faktury.

Je v aplikaci ošetřena kontrola na duplicitu dokladů?

Ano, je hlídána duplicita dokladů. Kontroluje se, aby jeden dodavatel nevložil dva doklady se stejným číslem v rámci jednoho roku dodání. Příp. stornované doklady se ignorují.

Z jakého e-mailu budou odběratelům notifikace chodit? Je potřeba nastavit do brány, aby to nepadalo do spamu?

Notifikace chodí z e-mailu ipm@portal.mpsv.cz. Jedná se o zavedenou adresu pro odesílání zpráv uživatelům z portálu MPSV.

Co když e-mail odběrateli nedorazí, přestože od dodavatele prokazatelně odejde? Kdo za to nese odpovědnost? Bude zde míra tolerance?

Doklad zůstane ve stavu „Předaný ke schválení“. Dodavatel může poslat e-mail znovu (editací záznamu). Na výpočet aktuálního limitu to nemá vliv. Odběratel může schválit doklad také přímo v aplikaci, aniž by obdržel notifikační email.

Potřebuji zadávat faktury za několik dodavatelů pod svým přihlašovacím účtem.

Aplikace umožňuje zadávat doklady za více dodavatelů pomocí pověřených osob.

Je možné, aby za společnost dodavatele mohlo zadávat faktury náhradního plnění více pracovníků?

Aplikace umožňuje zadávat doklady různými pracovníky pomocí pověřených osob. Je možné také rozšířit oprávnění pro datovou schránku pro více zaměstnanců zaměstnavatele (Czechpoint).

Jaké částky máme vyplňovat do faktury, s daní nebo bez daně?

Podle zákona se zadávají částky bez DPH.

Jak to je s doklady náhradního plnění dodanými koncem roku s úhradou např. 30.1.? Kam se toto plnění odběrateli i dodavateli (nám) započítá?

Doklady náhradního plnění za daný rok musí mít datum dodání do konce roku, aby se započetly do toho roku. Na vložení dokladu je až 30 dní. Nejpozdější termín pro vložení dokladu je 15. 2. následujícího roku. Pokud je tedy náhradní plnění dodáno např. v prosinci a uhrazeno 30.1., je možné si toto plnění započítat pokud bylo vloženo do evidence nejdéle do 15.2. 

Jakým způsobem bude odběratel uplatňovat náhradní plnění, pokud jednotlivé splátky zasáhnou do více let?

Náhradní plnění lze uplatnit pouze za rok, v němž bylo odebráno.

Kdy se nám započítají doklady s datem?

Doklady se započítávají, jestliže je v době dodání dokladu platný dodavatel (má k datu dodání platnost OSVČ nebo Dohodu o uznání), má zadán roční přepočet pro daný rok a započitatelná částka nepřekročí aktuální limit v daném roce. Kontrola na platnost Dohody o uznání probíhá cca 1x denně. Doklady musí splňovat i další podmínky. Některé doklady ani nelze vložit z důvodu pozdního vložení nebo jiných podmínek kontrolovaných na dokladu.