Datová schránka je doručovací systém, přes který můžete zdarma komunikovat s úřady jako ztotožněný uživatel. Úřad si je jistý, že zprávu skutečně posíláte vy.
Datová schránka je doručovací systém, přes který si můžete zdarma dopisovat s úřady, soudy apod. Jde o elektronickou poštovní schránku, podobnou, jako jsou e-mailové schránky. Protože se do systému datových schránek přihlašujete přes ověřenou identitu, adresát má jistotu, že vše, co mu posíláte datovou schránkou, jste poslali opravdu vy. Díky datové schránce můžete zasílat dokumenty úřadům elektronicky z pohodlí domova, a elektronicky je i přijímat. Nepotřebujete k tomu navíc žádný elektronický podpis, který byste si jinak museli složitě vyřizovat a platit. Úřady budou na dokument zaslaný datovou schránkou nahlížet stejně, jako byste jej osobně podepsali.
Také si můžete přes datovou schránku posílat dokumenty se soukromými subjekty (bance, pojišťovně, dodavateli energií…), prostřednictvím tzv. poštovní datové zprávy, ale to už je za poplatek, který určuje Česká pošta,s.p.. Více informací najdete na webu chcidatovku.gov.cz nebo na infowebu datových schránek.
Pro nejkomfortnější elektronickou komunikaci se státem a nejširší možnosti různých služeb doporučujeme:
Musím mít datovou schránku?
Ne, jako občan mít datovou schránku nemusíte. Zákon to nařizuje jen v některých případech a některým subjektům. I když datovou schránku mít nemusíte, hodně vám pomůže, že si ji zařídíte. Datová schránka je užitečný nástroj, protože nebudete muset tak často osobně na úřady či poštu. Ušetříte i za doporučené dopisy, které posíláte úřadům, protože komunikace s úřady datovou schránkou je zdarma.
Kdo musí mít datovou schránku?
Ze zákona musí mít datovou schránku všechny právnické osoby a podnikající fyzické osoby zapsané v registru osob (OSVČ, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, SVJ, spolky, OPS,...), advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci, statutární auditoři, soudní znalci, předkladatelé a tlumočníci a orgány veřejné moci (úřady, státní správa, samospráva, školy, notáři a soudní exekutoři).
Kdo nemůže mít datovou schránku?
Občané mladší 18 let a osoby zbavené svéprávnosti. Datová schránka je pozastavena osobám, které jsou ve vězení nebo ve vazbě.
Může si datovou schránku zřídit člověk bez českého občanství?
Ano, datovou schránku si může zřídit jakákoli zletilá a svéprávná fyzická osoba.
Kromě zasílání a odesílání dokumentů má datová schránka také řadu dalších funkcí. Pokud ji propojíte s Portálem občana, budete si moci získat řadu výpisů (např. výpis z rejstříku trestů, bodové hodnocení řidiče apod.), o které byste jinak museli žádat osobně na úřadě a pro propojení s Portálem dopravy si budete moci z domova vyřídit nový řidičský průkaz. Více o datových schránkách naleznete najdete na přehledně na webu chcidatovku.gov.cz nebo na oficiálních webových stránkách.
Aby vám žádná datová zpráva neunikla, můžete si v Portálu občana aktivovat možnost zasílání upozornění. Pokud zadáte svoje telefonní číslo nebo e-mail, o nové zprávě se pak dozvíte ihned, jakmile ji obdržíte.
Datovou schránku už si nemusíte chodit osobně zakládat na pobočku Czech POINT, ale můžete si ji založit online i po přihlášení do Portálu občana.
Koho se to týká
Jste fyzická osoba a máte přístup do Portálu občana nebo Klientského portálu datových schránek pomocí nástrojů elektronické identifikace Identity občana (NIA ID, mobilní klíč eGovernmentu, bankovní identita a další možnosti).
Kde žádat a co bude potřeba
Portál občana vám umožní si o zřízení datové schránky požádat poté, co se do něj přihlásíte. Založit si můžete datovou schránku fyzické osoby.
Datovou schránku si můžete v Portálu občana online založit, pokud už vlastníte nebo využíváte nějaký z nástrojů elektronické identifikace (NIA ID, mobilní klíč eGovernmentu, bankovní identita a další možnosti). Stačí se jimi do Portálu občana přihlásit. Na úvodní obrazovce zvolíte „Založit datovou schránku“. Bližší informace najdete na webových stránkách datových schránek.
Na co si dát pozor
Po úspěšném vytvoření datové schránky je ještě nutné do Portálu občana datovou schránku přidat, aby byly zpřístupněny její funkce a služby.
Pokud již máte v Portálu občana přidanou např. datovou schránku podnikající fyzické osoby, datovou schránku fyzické osoby si nezakládáte v profilu, ale v Nastavení kliknutím na záložku „Datová schránka“. Zde kliknete na tlačítko „Založit datovou schránku“ a postupujete dle stejných pokynů.
Datovou schránku fyzické osoby si můžete online založit, pouze pokud vlastníte nebo využíváte nějaký z nástrojů elektronické identifikace Identity občana.
Pokud vám do datové schránky dorazí nová datová zpráva, bude evidovaná jako přijatá v den, kdy se do své datové schránky přihlásíte (aniž byste datovou zprávu otevřeli). Pokud se do datové schránky nepřihlásíte, bude datová zpráva považovaná za doručenou desátým dnem od jejího dodání do datové schránky. Od momentu kdy je datová zpráva doručená běží například zákonné lhůty pro odpověď.
Nezapomeňte si nastavit zasílání upozornění na nové datové zprávy. Upozornění je možné si nastavit v Portálu občana nebo Klientského portálu datových schránek, případně v obou portálech.
Všechny datové zprávy budou ve vaší datové schránce automaticky uchovávány po dobu 90 dnů a pak budou smazány. Pokud byste chtěli, aby vaše datové zprávy byly uchovány napořád, můžete si je ukládat sami na svůj počítač, aktivovat si placenou službu Datový trezor, nebo si můžete vaši datovou schránku propojit s Portálem občana. V Portálu občana budou vaše datové zprávy archivované zdarma. Archivaci datové zprávy můžete v Portálu občana provést sami nebo si nastavit automatickou archivaci datových zpráv.
Některé služby jsou dle platné legislativy zpřístupněny pouze jednomu typu přidané datové schránky. V těchto případech je nutné použít správný typ datové schránky pro danou službu.
V Portálu občana nemůžete založit a ani se přihlásit datovou schránkou právnické osoby. Datovou schránku právnické osoby lze přidat pouze v nastavení.
Pokud mám datovou schránku, musím už navždy vyřizovat vše elektronicky?
Ne. Některé služby veřejné správy na to nejsou připraveny a na některých úřadech to ani nejde. Datová schránka vám pomáhá, abyste nemuseli vyřizovat vše osobně.
Jaký je rozdíl mezi datovou schránkou v Portálu občana a na info.mojedatovaschranka.cz?
Aplikace Portál občana nabízí uživatelům možnost přidání jejich zřízené datové schránky pro využití základních služeb datové schránky jako je přijímání, odesílání a archivace datových zpráv nebo vyřizování formulářů elektronických žádostí v Portálu občana. Pro užívání datové schránky v Portálu občana platí stejná pravidla jako v klientském účtu datových schránek na info.mojedatovaschranka.cz.
Plné uživatelské nastavení k datové schránce je v současné době nadále dostupné v Klientském portále datových schránek na info.mojedatovaschranka.cz. Z toho důvodu nemusí být všechny funkcionality a nastavení datových schránek dostupné i v Portálu občana. Na hlubší integraci obou systémů kontinuálně pracujeme.
Když mi přijde do datové schránky výpis, bude mít stejnou právní hodnotu, když ho vytisknu?
Ne. Výpis je platný jen v elektronické podobě. Pokud obdržený výpis do datové schránky vytisknete, dokument právní váhu ztrácí, protože po převedení z elektronické do listinné podoby již není ověřená integrita a věrohodnost dokumentu. Podobně ztrácí právní váhu i výpis v tištěné podobě vydaný na kontaktním místě Czech POINT, který je následně oskenován.
Obdržené elektronické výpisy opatřené platnou a uznávanou elektronickou pečetí do datové schránky nebo z Portálu občana lze pro další komunikaci se zachováním jejich platnosti v elektronické podobě využít prostřednictvím datové schránky.
Pokud chcete, aby elektronický výpis obdržený do datové schránky měl právní hodnotu i po vytištění, musí projít tzv. autorizovanou konverzí, což je úřední potvrzení o bezpečném a správném převedení výpisu z digitální do listinné podoby. Autorizovaná konverze se provádí na kterémkoliv pracovišti Czech POINTu.
Více informací o autorizované konverzi najdete zde: https://www.czechpoint.cz/public/verejnost/autorizovana-konverze/
Můžu si datovou schránku zrušit?
Ano, můžete si zažádat o znepřístupnění datové schránky. Úřední korespondence vám pak bude chodit klasickou poštou.
Co mám dělat, když se nemohu přihlásit do datové schránky?
Do portálu datových schránek se lze přihlásit šesti různými způsoby: jménem a heslem, jménem a heslem a SMS kódem, jménem a heslem a bezpečnostním kódem, jménem a heslem a klientským certifikátem, pomocí národní autentizační brány Identita občana nebo pomocí Mobilního klíče. Pokud se vám přihlásit do datové schránky nepodařilo, zkuste problém vyřešit pomocí nápovědy datových schránek.
Nevím, jaké mám přihlašovací údaje do datové schránky, co mám dělat?
Do datové schránky se můžete přihlásit mobilním klíčem eGovernmentu, pomocí eObčanky nebo jiného prostředkem evidovaným u národní autentizační brány Identita občana
Způsoby přihlašování do datové schránky
Pokud nemáte, žádný z výše uvedených prostředků musíte zajít na pobočku Czech POINT a zažádat si o vydání nových přístupových údajů.
Zneplatnění přístupových údajů a vydání nových
Je posílání datových zpráv bezpečné?
Ano. Veškerá komunikace a obsah datových zpráv odesílaných prostřednictvím datových schránek jsou šifrované a zabezpečené tak, aby jejich obsah byl přístupný pouze odesílateli a příjemci datové zprávy. Důležité však také je, abyste se i vy chovali na internetu obezřetně. Více o bezpečnostních zásadách užívání datových schránek najdete na oficiálním webu datových schránek.
Jaký je rozdíl mezi datovou zprávou a zprávou s elektronickým podpisem?
Zprávu s elektronickým podpisem pošlete e-mailem. Nelze u ní ale garantovat doručení nebo přečtení. Navíc za pořízení elektronického podpisu se platí až 1000 Kč. Datovou zprávu nemusíte opatřit elektronickým podpisem. Příjemce má jistotu, že se jedná o vás a zároveň jde prokázat, že datová zpráva byla doručena.
Kolik zaplatím za poslání datové zprávy?
Pokud posíláte datovou zprávu úřadům, je to bez poplatku. Pokud posíláte tzv. poštovní datovou zprávu (PDZ) jiným subjektům, zaplatíte podle aktuálního ceníku České pošty, s.p., více o PDZ na oficiálním webu datových schránek.
Mohu datovou schránkou poslat zprávu i s přílohami?
Ano. Velikost datové zprávy dodávané do datové schránky však nesmí překročit 20 MB (u datové schránky zřízené ze zákona je to 50 MB). Přes datovou schránku lze zasílat přílohy ve všech běžných formátech jako je např. pdf, doc, jpg, html atd. Více na oficiálním webu datových schránek.
Když mi přijde do datové schránky zpráva, kdy je doručena?
Datová zpráva se považuje za doručenou ve chvíli, kdy se vy nebo ten, komu jste dali právo číst vaše datové zprávy, přihlásíte do datové schránky (fyzické osoby, podnikající fyzické osoby i právnické osoby). Pokud se do 10 dnů nepřihlásíte, je také považována za doručenou.
Jak dlouho budu mít uloženy zprávy v datové schránce?
90 dnů od doručení, po té se zpráva podle zákona vymaže.
Co můžu dělat, aby se mi datové zprávy nevymazaly po 90 dnech?
Buď si můžete zaplatit službu datový trezor, nebo si můžete připojit datovou schránku do Portálu občana, kde si můžete datové zprávy uložit na delší dobu, nebo si můžete uložit zprávu v počítači.
Archivaci datové zprávy v Portálu občana můžete provést sami nebo si nastavit automatickou archivaci datových zpráv. Podmínkou je propojení vaší datové schránky s Portálem občana.
K čemu mi je úložiště souborů datové schránky?
Úložiště souborů vám pomůže, když potřebujete odeslat více datových zpráv, ke kterým budete přikládat více příloh. Datové zprávy s přílohami si můžete dopředu nachystat a pak je najednou odeslat. Do úložiště můžete dát až 30 souborů a budete je tam mít uloženy až 15 dní.
Co je datový trezor?
Aby nebyly vaše datové zprávy vymazány po 90 dnech od doručení, můžete si zaplatit u České pošty datový trezor. Zprávy se vám do něj automaticky uloží a budou mít stejnou právní platnost i po uplynutí 90 dnů.
Co je poštovní datová zpráva?
Standardní datové zprávy slouží pouze pro komunikaci s úřady, poštovní datové zprávy si mohou vzájemně posílat právnické i podnikající fyzické osoby a občané. Poštovní datové zprávy jsou zpoplatněné (soukromoprávní komunikace) dle ceníku České pošty.