Zápis, změna a výmaz údajů v Evidenci skutečných majitelů

Hlavní informace

Všechny české právnické osoby a svěřenské fondy působící v ČR (pokud nemají zákonnou výjimku) mají povinnost evidovat své skutečné majitele a zajistit, aby údaje o nich byly úplné, přesné a aktuální. Informace o skutečných majitelích jsou obsaženy v Evidenci skutečných majitelů vedené příslušnými soudy. Evidence skutečných majitelů je veřejně dostupná online ve webové aplikaci. 

Zápis, změnu nebo výmaz údajů lze provést jednak prostřednictvím soudu (v soudním řízení), jednak prostřednictvím notáře. Notář a soud jsou z hlediska zápisu údajů do evidence skutečných majitelů zásadně rovnocennými autoritami. Notářské zápisy nepodléhají přímé kontrole či revizi soudu.

Vedle výše uvedených způsobů aktivního zápisu je též třeba pamatovat na mechanismus automatického průpisu z veřejného rejstříku, který v některých případech nastává bez aktivity evidující osoby. Prostřednictvím automatického průpisu lze dosáhnout splnění evidenční povinnosti bez potřeby činit jakýkoli úkon vůči evidenci.

Týká se vás to pokud

Jste angažován v právnické osobě nebo svěřenském fondu, který má povinnost evidovat své skutečné majitele, a údaje v evidenci nejsou aktuální, případně zcela chybí. Zapsané údaje lze u právnických osob prověřit online na této webové stránce po zadání názvu nebo IČ hledaného subjektu.

Pokud již došlo k automatickému průpisu údajů z veřejného rejstříku a propsané údaje odpovídají skutečnosti nebo pokud má Vaše organizace výjimku z evidenční povinnosti (skutečné majitele neevidují např. církve, společenství vlastníků jednotek nebo právnické osoby ovládané státem), pak se návrh na zápis nepodává.

Kdy službu řešit

Zápis, změnu nebo výmaz údajů o skutečném majiteli musíte iniciovat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti. Musíte tak reagovat na okamžik, kdy jste se stal skutečným majitelem (nebo jste jím být přestal), popřípadě na okamžik, ke kterému nastala změna důvodů či skutečností zakládajících vaši pozici.

Pokud se skutečný majitel vaší právnické osoby propsal automaticky, mělo by ke změnám v evidenci docházet i nadále automaticky v návaznosti na změny ve veřejném (typicky obchodním) rejstříku a není třeba podávat návrh na zápis změny.

Vyřízení služby

Co potřebujete pokud službu řešíte

Zápis skutečného majitele lze provést jednak prostřednictvím soudu, jednak prostřednictvím notáře. 

Podává-li návrh za navrhovatele právní zástupce, musí být přiložena plná moc. Plná moc musí být minimálně v té formě, jaká je požadována pro návrh sám. S ohledem na požadavky na formu návrhu je tedy třeba, aby byl podpis na listinné plné moci úředně ověřen.

Přílohou návrhu musí být písemnosti dokládající postavení skutečného majitele, v případě zahraničního skutečného majitele také písemnosti dokládající jeho totožnost.

Písemnostmi k doložení postavení skutečného majitele jsou například:

• Výpis z veřejného rejstříku (včetně sbírky listin) nebo ze zahraniční evidence obdobné veřejnému rejstříku nebo evidenci skutečných majitelů,
• zakladatelské právní jednání nebo
• seznam společníků.

Dokládat obecně není třeba informace, které jsou dostupné z jiných informačních systému veřejné správy (např. z veřejného rejstříku). Z praktického hlediska je však vhodné v některých případech zapisující instituci na tento zdroj upozornit (odkázat). Souhlas skutečného majitele k zápisu není třeba.

K návrhu či žádosti postačí dokládat prosté kopie uvedených či jiných písemností. V případě, že jde o písemnosti v cizím jazyce, je obecně třeba je přeložit jednak kopii originálního znění, jednak jejich prostý překlad do českého jazyka. Soud přitom může na své úřední desce stanovit, že překlady z některých jazyků nevyžaduje. Ani notář nemusí po žadateli vždy požadovat překlady, sejde na jeho konkrétním přístupu.

Kde a jak službu řešit

Návrh soudu podejte pouze s využitím elektronického formuláře, který vyplňujete na internetových stránkách Ministerstva spravedlnosti. Vyplněný formulář následně stáhněte (ve formátu PDF) a zašlete příslušnému soudu nebo jej podat na podatelně soudu. Příslušným soudem je rejstříkový soud, který vede záznam v Evidenci skutečných majitelů. Adresy rejstříkových soudů naleznete na těchto webových stránkách.

Návrh na soud se u obchodních korporací povinně podává v elektronické podobě.

Službu je možné taktéž vyřídit osobně u notáře.

Kolik budete platit

Musíte uhradit poplatek, který je stanoven ve trojí výši s ohledem právní formu osoby, jejíž skutečný majitel má být zapsán.

• Poplatek 4 000 Kč v případě obchodní korporace (mimo bytové a sociální družstvo).
• Poplatek 2 000 Kč v případě v případě fundace (nadace, nadační fond, obecně prospěšná společnost), ústavu a právního uspořádání.
• Poplatek 500 Kč v případě spolku a bytového a sociálního družstva.

Soudní poplatky jsou znatelně vyšší než odměna notáře v obdobných případech zápisu skutečného majitele.

Za zápis do evidence skutečných majitelů a úhrn úkonů spojených se zápisem zaplatíte notáři podle notářského tarifu 300 Kč.

Dále notáři uhradíte:

• za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů v případě skutečného majitele obchodní korporace, s výjimkou bytového a sociálního družstva, jsou-li předmětem zápisu v rámci popisu struktury vztahů údaje o více než 4 osobách nebo právních uspořádáních v ní vystupujících 2 200 Kč.
• za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů v případě skutečného majitele obchodní korporace, s výjimkou bytového a sociálního družstva, neexistuje-li struktura vztahů nebo nejsou-li předmětem zápisu v rámci popisu struktury vztahů údaje o více než 4 osobách nebo právních uspořádáních v ní vystupujících 800 Kč.
• za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů v případě skutečného majitele právního uspořádání, ledaže je zřízeno za veřejně prospěšným účelem 1 200 Kč.
• za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů v případě skutečného majitele fundace, ústavu, obecně prospěšné společnosti a právního uspořádání zřízeného za veřejně prospěšným účelem 700 Kč.
• za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů v případě skutečného majitele jiné než obchodní korporace a bytového a sociálního družstva 200 Kč.

Doplňující informace

Jaký má služba benefit

Evidence skutečných majitelů zajišťuje transparentnost právnických osob a svěřenských fondů. Ta má řadu pozitivních efektů – evidenci můžete využívat např. v boji s praním špinavých peněz, při kontrole střetu zájmů v rámci zadávání veřejné zakázky nebo i při prověřování potenciálních obchodních partnerů.

Sankce

Pokud jsou v evidenci nesprávné údaje nebo v ní nejsou žádné údaje, může být soudem zahájeno tzv. řízení o nesrovnalosti. Výsledek řízení o nesrovnalosti je v určitých případech podkladem pro udělení pokuty za přestupek. Za přestupky spočívající v porušení evidenční povinnosti lze udělit pokutu až do výše 500 000 Kč.

Právní úprava vedle veřejnoprávních sankcí (pokut) upravuje také další následky v případě nezapsání skutečného majitele do evidence. Tyto následky nastanou nezávisle na řízení o nesrovnalosti, nejsou vázány na předchozí konstatování soudu, že v evidenci existuje nesrovnalost.

Právní úprava upravuje tři následky, a to nevymahatelnost tzv. zastírajících smluv a dále nemožnost výplaty zisku a zákaz hlasování v nejvyšším orgánu obchodní korporace (valné hromadě, členské schůzi) skutečnému majiteli, který není zapsán v evidenci skutečných majitelů. Tyto následky mají zásadní vliv na smluvní vztahy mezi obchodními korporacemi a jejich společníky.

Dále lze např. zmínit, že s nesplněním evidenční povinnosti vůči evidenci skutečných majitelů spojuje zákon o zadávání veřejných zakázek vyloučení vybraného dodavatele z veřejné zakázky. S doložením skutečného majitele také počítají tzv. rozpočtová pravidla, která upravují proces udílení dotací.