Vyšší ověření tuzemské veřejné listiny apostilní doložkou Ministerstva zahraničních věcí

Hlavní informace

Ministerstvo zahraničních věcí, konzulární odbor, oddělení legalizace (dále jen „oddělení legalizace“) vám může pro použití v zahraničí provést vyšší ověření na českých veřejných listinách zvláštní apostilní doložkou.

Apostilní doložka je potřeba když budete veřejnou listinu uplatňovat v některém ze států, které jsou smluvními stranami úmluvy o apostile (Úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, uzavřena v Haagu, 5. 10. 1961, publikována sdělením MZV č. 45/1999 Sb.).

V takovém případě je procedura vyššího ověření ukončena apostilní doložkou, kterou (podle povahy listiny, viz níže) v ČR vydá buď oddělení legalizace, nebo mezinárodní odbor civilní Ministerstva spravedlnosti ČR.

Odpadá tak vyšší ověření listiny zastupitelským úřadem cizího státu, v němž má být listina použita, o němž pojednává služba Vyšší ověření tuzemské listiny doložkou Ministerstva zahraničních věcí.

Procedura vyššího ověření apostilní doložkou má jen dvě fáze.

1. krok

Nejdříve si zajistíte vyšší ověření české listiny ústřední orgán státní správy nadřízený orgánu, který listinu vydal (např. Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, zdravotnictví či Ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. krajský úřad). Například rodný list vydaný matrikou opatří vyšším ověřením krajský úřad, který disponuje podpisovými vzory matrik ve svém kraji.

2. krok

Ve druhé fázi, které se věnuje tento popis služby, požádáte o apostilní doložku vyššího ověření listiny apostilní orgán, který má podpisový vzor úřadu z první fáze.

U většiny veřejných listin se obrátíte na oddělení legalizace v rámci této služby. Pokud se však jedná o listiny soudní, notářské či exekutorské, pak apostilní doložku vydává resort spravedlnosti, mezinárodní odbor civilní. Jedná se o jinou službu poskytovanou resortem spravedlnosti pod názvem Žádost o vydání vyššího ověření nebo apostilní doložky.

Nemůžete si tedy „vybrat“, u kterého ze dvou českých apostilních orgánů o apostilu požádáte. Může to být vždy jen jeden z nich. Rozhodující je o jakou veřejnou listinu se jedná, resp. kterým orgánem veřejné moci byla vydána a následně opatřena vyšším ověřením předcházejícím apostilní doložce.

Seznam států, které jsou smluvními stranami úmluvy o apostile je publikován na webové stránce Ministerstva spravedlnosti v souboru s názvem: "Informace k ověřování českých veřejných listin pro jejich použití v cizině". Oficiální seznam apostilních států je pak publikován (v anglickém a francouzském jazyce) na internetové stránce Haagské konference o mezinárodním právu soukromém (HCCH) v sekci věnované apostile. Jedná se o desítky států celého světa.

V této publikaci resortu spravedlnosti je též informace o tom, že:

• ve státech EU jsou některé veřejné listiny z povinnosti vyššího ověření apostilou vyňaty. Jedná se o režim tzv. „nařízení o veřejných listinách“, o němž podrobně informuje též evropský portál e-Justice.,
• v případě dvoustranných (bilaterálních) smluv se jedná o smlouvy o právní pomoci, ve které jsou specifikovány veřejné listiny, jež jsou osvobozeny od dalšího ověření.

Podrobné informace o vyšším ověřování listin jsou vám k dispozici na webových stránkách Ministerstva zahraničních věcí a Ministerstva spravedlnosti, kde jsou i kontaktní údaje pro individuální konzultaci ke konkrétnímu státu, v němž potřebujete vaši českou veřejnou listinu použít.

Týká se vás to pokud

Potřebujete si u oddělení legalizace obstarat vyšší ověření české veřejné listiny apostilou. Nesmí se jednat o listinu soudu, exekutora či vydanou nebo ověřenou notářem, kde apostilu zajišťuje Ministerstvo spravedlnosti.

Kdy službu řešit

Kdykoliv se rozhodnete, že si potřebujete u oddělení legalizace obstarat vyšší ověření české veřejné listiny apostilní doložkou.

Vyřízení služby

Co potřebujete pokud službu řešíte

Veřejnou listinu, na které se provede vyšší ověření apostilní doložkou Ministerstva zahraničních věcí ČR. Musí být již předtím opatřena vyšším ověřením příslušného českého úřadu, jenž má u oddělení legalizace uložen podpisový vzor.

Kde a jak službu řešit

Apostilní doložku si vyřídíte na oddělení legalizace. Poté, co jste si obstarali její vyšší ověření příslušným českým úřadem a za podmínky, že apostilní doložku nemá dle povahy listiny vydat Ministerstvo spravedlnosti.

Apostilní doložku si vyřídíte buď osobně, anebo poštou.

Aktuální informace k platným úředním hodinám, poštovní adrese a podrobnosti k postupu při vaší veřejné listině a konkrétnímu státu, kde ji budete chtít použít je praktické si před návštěvou či odesláním zásilky telefonicky či e-mailem ověřit na oddělení legalizace.

Obecné zásady oddělení legalizace pro osobní nebo poštovní styk:

Ověřen apostilní doložkou v osobním styku:

Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje v rámci možností během úředních hodin zpravidla na počkání. V případě většího počtu dokumentů vám doporučujeme se předem telefonicky domluvit s pracovníky oddělení legalizace. Před podáním žádosti o ověření listiny se žadatelům doporučuje přesně zjistit druh dokladů vyžadovaných cizozemskými úřady. Oddělení legalizace si vyhrazuje právo omezit počet jednorázově přijímaných dokumentů dle aktuální vytíženosti oddělení (obvykle do 5-ti ověření). Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nutná. Může Vám ji tedy na oddělení legalizace zanést někdo jiný, koho tím pověříte. Oddělení legalizace plnou moc předkládat nemusí.

Ověření apostilní doložkou v poštovním styku:

Ověření listin lze provést i na základě písemné žádosti zaslané v poštovním styku. Listinu zašlete s příslušným předchozím ověřením a především s průvodním dopisem, v němž uvedete:

• stát, ve kterém bude listina s apostilní doložkou použita,
• svou přesnou adresu, na kterou má být listina po vyšším ověření doručena zpět,
• své telefonní číslo, event. e-mailovou  adresu.

V poštovním styku nezapomeňte přiložit kolkové známky v potřebné hodnotě dle počtu doložek. Kolkové známky přiložte volně a na ověřovanou listinu či svůj dopis nevylepujte! Nedodržení uvedených podmínek může vést k vrácení zásilky bez vyššího ověření a ke zbytečnému zdržení jak pro vás, tak i pro oddělení legalizace.

Poštovní adresa oddělení legalizace:

Ministerstvo zahraničních věcí ČR

Konzulární odbor – oddělení legalizace veřejných listin

Hradčanské nám. 5

110 00 Praha Česká republika

Kolik budete platit

Zpoplatňuje se každé vyšší ověření, tedy opatření veřejné listiny apostilní doložkou oddělením legalizace, bez ohledu na její rozsah (počet stran).

Poplatek činí 100 Kč za každou ověřovací doložku. Aktuálně akceptované způsoby platby (kolkové známky, případně platební karta) si ověřte na oddělení legalizace.

Doplňující informace

Jaký má služba benefit

Tuzemskou veřejnou listinu opatřenou apostilní doložkou můžete uplatnit v apostilním státě.